首都圏建物管理株式会社

個人情報保護方針

制定日:2011年4月1日

最終改定日:2018年9月14日

 首都圏建物管理株式会社(以下「当社」という。)は、管理組合サポート業務、マンション管理業務、保険代理店業務等を行っております。
 当社が取扱う個人情報の保護について、社会的責任を十分に認識して、本人の権利利益を保護し、個人情報に関する法規制等を遵守いたします。
 また、以下に示す方針を具現化するために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的な改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言いたします。

a)当社事業、並びに従業員の雇用、人事管理等において取扱う個人情報について、予め特定された利用目的の範囲内において、個人情報の適切な取得・利用および提供を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)は行いません。また、そのための適切な措置を講じます。

b)当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守いたします。

c)当社は個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失またはき損等のリスクに対しては、合理的な安全対策を講じ、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また不適切な事項については是正を行うなどの内部規程を定め、個人情報を最善の状態で保護いたします。

d)当社は個人情報の取扱いに関する苦情および相談対応への内部規程を定め、苦情および相談には、迅速かつ誠実に対応いたします。

連絡先窓口 首都圏建物管理株式会社
電話 03-3269-2591
FAX 03-3268-3814


e)個人情報保護マネジメントシステムについて、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直して、その改善を継続的に推進していきます。

首都圏建物管理株式会社
代表取締役 馬場 一夫

個人情報の取扱いについて

■直接書面以外の方法によって取得する個人情報の利用目的

当社は管理組合サポート業務、保険代理店業務において、顧客情報を預かることがあります。
その利用目的は委託された業務を遂行するためであり、それ以外の目的には一切利用致しません。



■開示対象個人情報に関する周知事項


1.事業者の氏名又は名称

  首都圏建物管理株式会社

2.個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名または職名、所属及び連絡先

  個人情報保護管理者 鈴木 博詞
  TEL:03-3269-2591

3.すべての開示対象個人情報の利用目的

    1) 賃貸マンション管理事業に関する個人情報
    • ・契約意思、契約者、連帯保証人を確認するため
    • ・お客様サポートのため・お問合せ対応のため
    • ・当社サービスのご案内のため
    • ・賃貸借契約の締結を証するため
    • ・契約者、連帯保証人の確認および支払能力確認のため
    • ・契約者、連帯保証人ご契約印確認のため
    • ・家賃等の自動引落し手続きのため
    • ・保険加入の意思を確認するため
    • ・保証会社による審査のため
    2) サブリース事業に関する個人情報
    • ・オーナー管理のため
    • ・品質向上のため
    3) 資産管理事業に関する個人情報
    • ・顧客管理のため
    • ・利用手続きのため
    • ・請求のため
    4) 調査事業に関する個人情報
    • ・調査業務遂行のため
    • ・調査結果の報告のため
    • ・調査結果の管理のため
    5)お取引先の皆様に関する個人情報
    • ・当社各事業に係る連絡、協力、交渉、契約履行等のため
    6)お問い合わせされた皆様に関する個人情報
    • ・当社各事業に関するお問い合わせ対応のため
    7) 従業員に関する個人情報の利用目的
    • ・人事管理等のため
    8) 採用募集者に関する個人情報の利用目的
    • ・採用選考のため
    • ・採用選考手続き及びその結果に関する連絡のため
    • ・入社前手続き実施とその他の手続きに関する連絡のため

4.開示対象個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先
      
  • 個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情及びご相談につきましては、以下第6項の「連絡先窓口」にご連絡ください。


5.開示等の求めに応じる手続

  • 1) 開示対象個人情報について
    • 「開示対象個人情報」とは、JIS Q15001:2006の3.4.4.1において次のとおり定義されております。
    • 『事業者は、電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物または一定の規則に従って整理、分類し、目次、符号などを付することによって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、事業者が本人から求められる利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するもの。』
    • ※『直接書面以外の方法によって取得する個人情報の利用目的』に明記している個人情報については、開示対象個人情報ではありませんので、開示等の求めには応じることが出来ません。

  • 2) 当社が保有する「開示対象個人情報」は、
    • (1)当社の各事業で取得したお客様の個人情報(当社が業務を受託し、提供元・委託元からお預かりした個人情報は含みません)
    • (2)お取引先の皆様に関する個人情報
    • (3)当社の全ての従業者の雇用管理に関する個人情報
    • (4)当社へ入社を希望される皆様に関する個人情報
    • (5)各お問い合せされた皆様に関する個人情報

  • 3) 開示請求の申出先
    • 開示請求は前述の「個人情報お問合せ窓口」にお問合せの上、当社が保有するご自身の個人情報の、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を求める場合には、当社所定の書面に必要事項をご記入の上、提出していただきます。

  • 4) 開示請求依頼にあたっては、本人確認をさせていただきます。場合によっては、公的な証明書の写しを郵送して確認させていただくことがあります。
    • ※ 代理人については、委任状の提出して頂き確認を行います。なお、代理人を立てる場合には、ご本人と代理人両者の公的証明書のコピーの提出が必要になります。また、電話やメール、FAXなどで開示等の要求のあった場合は、一切受け付けておりませんので、簡易書留郵便等の発送記録が取れる方法での提出をお願い致します。
    • ※ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合は、法的な代理権を証明する書類で代理権があることを確認いたします。

  • 5) 開示請求(「利用目的の通知」「開示対象個人情報の開示」の請求)にあたり、手数料は1,000円を上限に徴収いたします。これを超えることが明白な場合は別途、ご連絡いたします。


6.個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談について
  • 個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談につきましては、以下の当社「個人情報お問合せ窓口」にご連絡ください。

連絡先窓口 首都圏建物管理株式会社
電話 03-3269-2591
FAX 03-3268-3814



以上



 当社では、より良くお客様の個人情報保護を図るため、及び法令等の変更に対応するために、「個人情報保護方針」および「個人情報の取扱いについて」を改定することがあります。